Wet flexibel werken

Bij hybride werken is allereerst de Wet flexibel werken (Wfw) van belang. De Wfw geeft werknemers niet alleen het recht de werkgever te verzoeken de arbeidsduur aan te passen, ook kunnen ze een verzoek doen tot aanpassing van de arbeidsplaats en van de werktijden. In deze wet staan de volgende definitiebepalingen:

  • arbeidsduur: het aantal overeengekomen uren waaruit een werkweek of een anderszins overeengekomen werkperiode van de werknemer bestaat;
  • arbeidsplaats: iedere overeengekomen plaats die in verband met het verrichten van arbeid wordt of pleegt te worden gebruikt door de werknemer;
  • werktijd: de overeengekomen tijdstippen op een werkdag of een anderszins overeengekomen tijdvak waarop of waarbinnen de werknemer werkzaam is.

Aanpassen van duur, tijd en plaats

Wat betreft het aanpassen van de arbeidsduur, arbeidsplaats of werktijd gelden de volgende voorwaarden:

  • de werknemer moet – behoudens onvoorziene omstandigheden – minimaal 26 weken in dienst zijn. Voor de berekening van de termijn van 26 weken worden perioden waarin arbeid wordt verricht en die elkaar opvolgen met een onderbreking van niet meer dan zes maanden, samengeteld;
  • de aanvraag moet de werknemer ten minste twee maanden voor de beoogde ingangsdatum schriftelijk bij de werkgever indienen;
  • uit dit verzoek moet onder meer de omvang van de aanpassing blijken, de ingangsdatum en de beoogde spreiding van het aantal uren over de week;
  • het verzoek hoeft niet gemotiveerd te worden.

Als werkgever dient u vervolgens in overleg te treden met uw werknemer over diens wens tot aanpassing. Uiterlijk één maand voor de beoogde ingangsdatum moet u schriftelijk op het verzoek reageren.

De werknemer kan, behoudens onvoorziene omstandigheden, een jaar nadat u als werkgever een verzoek om aanpassing van de arbeidsduur, arbeidsplaats of werktijd heeft ingewilligd of afgewezen, opnieuw een verzoek indienen. 

Deze termijn geldt echter niet voor een werknemer die: 

  • ouder is van een kind in de leeftijd tot 8 jaar;
  • zorg draagt voor de verzorging van een persoon voor wie recht bestaat op kortdurend zorgverlof, die levensbedreigend ziek is; of
  • zorg draagt voor de noodzakelijke verzorging van een persoon voor wie recht bestaat op kortdurend zorgverlof, die ziek of hulpbehoevend is.

Verder kan vanaf dat moment ook een AOW-gerechtigde medewerker voor wie een van de drie hierboven genoemde situaties geldt een verzoek om aanpassing van de arbeidsduur indienen.

Aanpassing arbeidsplaats

Voor de afwijzing van een verzoek om aanpassing van de arbeidsplaats ligt de lat echter minder hoog. Er is alleen een ‘right to ask’ voor uw werknemer en ‘a duty to consider’ voor u als werkgever in de wet opgenomen. Bij een afwijzing van het verzoek moet u wel in overleg treden met de werknemer. Ook zult u de afwijzing van het verzoek schriftelijk moeten motiveren. U kunt uw beslissing tot aanpassing herzien bij nieuw opgekomen belangen ten aanzien van de arbeidsplaats. Voorafgaand aan de herziening moet u wel met de werknemer het gesprek hierover aangaan. De uiteindelijke herziening van de oorspronkelijke beslissing moet u gemotiveerd en schriftelijk aan de werknemer meedelen.

Let op! Deze bepalingen ten aanzien van de arbeidsplaats, arbeidsduur en werktijd gelden niet voor werkgevers die minder dan tien werknemers in dienst hebben. Ook kan in een cao worden afgeweken van de wet. Heeft de cao hierover niets geregeld of is er geen cao van toepassing, dan kan de werkgever met schriftelijke overeenstemming van de ondernemingsraad (or) (of personeelsvertegenwoordiging) afwijken van de wet voor een periode van maximaal vijf jaar.

Aanpassing arbeidsduur en/werktijd

Een verzoek om aanpassing van de arbeidsduur en/of de werktijd mag u alleen afwijzen op grond van zwaarwegende bedrijfs- of dienstbelangen. Het betreft dus een geclausuleerd verlofrecht. De lat hierbij ligt hoog voor u als werkgever.

Arbeidsomstandigheden

U heeft als werkgever op grond van het Burgerlijk Wetboek een algemene zorgplicht voor de arbeidsomstandigheden van uw werknemers. Ook in de Arbeidsomstandighedenwet (Arbowet) en het Arbeidsomstandighedenbesluit (Arbobesluit) is deze zorgplicht terug te vinden.

Wat niet?

In het kader van de Arbowetgeving valt thuiswerken onder het begrip ‘plaatsonafhankelijke arbeid’. Deze kwalificatie zorgt ervoor dat voor thuiswerken een verlicht arboregime van toepassing is. Dit betekent concreet dat bepaalde arboverplichtingen niet van toepassing zijn. Zo heeft u geen verplichtingen ten aanzien van zaken als toiletten, nooduitgangen, ventilatie en temperatuur.

Wat wel?

Volgens het Arbobesluit moet de inrichting van de werkruimte aan de volgende eisen voldoen:

  • De werkruimte van een thuiswerker is zodanig ingericht dat de werknemer zo veel mogelijk zittend en op een ergonomisch verantwoorde manier zijn werk kan doen. De werknemer heeft hiervoor een doelmatige zitgelegenheid en een doelmatig werkblad of een doelmatige werktafel tot zijn beschikking.
  • In de werkruimte zijn de nodige voorzieningen voor een doelmatige kunstverlichting aanwezig.

Hiervoor kunt u voorzieningen of hulpmiddelen voor de inrichting van de thuiswerkplek ter beschikking stellen. Denk hierbij aan zaken als een laptophouder, een muis en/of een los toetsenbord. Dergelijke kosten, die betrekking hebben op het voldoen aan de arboverplichtingen, zijn voor rekening van u als werkgever. De door uw werknemer zelfgemaakte kosten kunnen – mits hierover vooraf afspraken zijn gemaakt met u – bij u worden gedeclareerd. U moet een werkplek en kunstverlichting ter beschikking stellen, tenzij de werknemer daar zelf al over beschikt.

In het arbeidsomstandighedenbeleid dat u op grond van de Arbowet moet voeren, moet u aandacht besteden aan thuiswerken. Dit neemt u op in uw risico-inventarisatie en -evaluatie (RI&E) en eventueel in het daaraan gekoppelde plan van aanpak.

Thuiswerken in uw arbobeleid

In een speciale thuiswerkregeling als onderdeel van het arbeidsomstandighedenbeleid kunt u onder meer aangeven voor welke functies binnen de organisatie de mogelijkheid bestaat over te gaan tot thuiswerken en welke eisen er worden gesteld aan de inrichting van de thuiswerkplek. Het faciliteren van thuiswerken kan dan nader geregeld worden in een door werkgever en werknemer te ondertekenen thuiswerkovereenkomst. Hierin worden zaken geregeld als het aantal dagen waarop de werknemer thuiswerkt, de bereikbaarheid van de werknemer en de terbeschikkingstelling van de benodigde apparatuur.

Instemming or

Aangezien een thuiswerkregeling of een thuiswerkbeleid onderdeel vormt van het arbeidsomstandighedenbeleid, heeft de or hierover instemmingsrecht.

Arbeidstijden

Zowel de Arbeidstijdenwet (Atw) als de Wet minimumloon en minimumvakantiebijslag (WML) bepaalt dat u als werkgever moet bijhouden hoeveel uren werknemers werken. U moet het volgende registreren:

  • de starttijd;
  • de eindtijd;
  • de tussenliggende pauzes;
  • de identiteit van de werknemer.

U mag zelf weten op welke wijze u aan deze registratieplicht voldoet; deze is dus vormvrij.

Genoemde verplichting geldt niet voor werknemers die meer dan drie keer het wettelijk minimumloon verdienen. De registratieverplichting geldt ook voor werknemers die thuiswerken. U kunt via een speciaal softwareprogramma de werknemer vragen zijn werktijd te registreren. De verantwoordelijkheid wordt hierdoor bij uw werknemer gelegd. Het voordeel is dat er betrekkelijk weinig inbreuk wordt gemaakt op de privacy van de werknemer. U kunt ook gebruikmaken van proactieve software die zelf bijhoudt wanneer de werknemer werkt. Van belang is dat de software bijhoudt wanneer er sprake is van werktijd en wanneer er sprake is van privétijd. Het risico bestaat dat er te veel inbreuk wordt gemaakt op het recht op privacy van de werknemer. Wordt de registratieverplichting niet nageleefd, dan kan aan u als werkgever een bestuurlijke boete worden opgelegd.

Let op! Er geldt een bewaarplicht van minimaal een jaar van de gegevens.

Let op! Aangezien hier sprake is van een werktijdregeling, geldt dat de or instemmingsrecht heeft.

Handhaving

De Nederlandse Arbeidsinspectie toetst op de naleving van de zorgplicht van de werkgever en kan handhavend optreden.

Wat is er fiscaal geregeld?

Thuiswerkvergoeding

Werknemers die thuiswerken, maken veelal extra kosten. Denk aan kosten voor water en elektriciteit, verwarming, toiletpapier, koffie en thee. Met een thuiswerkvergoeding kunt u dergelijke extra uitgaven van thuiswerkers compenseren. Het geven van een thuiswerkvergoeding is niet wettelijk verplicht, maar kan onderdeel uitmaken van een cao.

U mag werknemers die thuiswerken in 2026 een onbelaste vergoeding geven van maximaal € 2,45 (2025: € 2,40 per dag). Dit geldt ook als werknemers maar een deel van de dag thuiswerken. Kiest u ervoor meer dan € 2,45 per dag te vergoeden, dan is het meerdere belastbaar. Daarbij kunt u kiezen om het meerdere individueel bij de werknemer te belasten of dit aan te wijzen als eindheffingsloon in de vrije ruimte van de werkkostenregeling. De onbelaste vergoeding is tot € 2,45 per dag vrijgesteld en komt niet ten laste van de vrije ruimte.

Het is mogelijk met uw werknemer een vaste vergoeding overeen te komen op basis van de gemaakte afspraken met uw werknemer over het aantal verwachte thuiswerk- en kantoordagen per week. Daarbij kunt u een combinatie van maken van een vergoeding voor thuiswerken en een vergoeding voor woon-werkverkeer. Een vaste vergoeding is over het algemeen administratief minder bewerkelijk. Werkt een werknemer op een dag zowel thuis als op kantoor, dan moet u kiezen welke van de twee vergoedingen wordt toegepast voor die dag in de vaste vergoeding:

  1. óf de thuiswerkkostenvergoeding van € 2,45 per dag,
  2. óf de reiskostenvergoeding van € 0,23 km per woon-werkkilometer.

Een combinatie van een vaste vergoeding voor thuiswerken en reiskosten woon-werkverkeer is mogelijk op basis van de 214-(werk)dagenregeling, die pro rata moet worden toegepast als er structureel (gedeeltelijk) wordt thuisgewerkt. Voor bewijslast is het verstandig om de gemaakte afspraken en de vaste vergoeding schriftelijk vast te leggen.

Voorbeeld
Een werknemer met een vijfdaagse werkweek werkt drie dagen op kantoor en twee dagen thuis. De enkele reisafstand woon-werk bedraagt 25 km. De gecombineerde vergoeding wordt dan als volgt berekend:

Vaste onbelaste reiskostenvergoeding: (3/5 x 214 = 129 dagen x 50 kilometer x € 0,23)/12 = € 123,63 per maand.
Onbelaste thuiswerkvergoeding: (2/5 x 214 = 86 dagen x € 2,45) /12 = € 17,56  per maand.

Verplichte rapportage

Werkgevers met 100 of meer werknemers zijn verplicht uiterlijk 30 juni 2026 te rapporteren over het zakelijk verkeer en het woon-werkverkeer van hun werknemers in 2025. Deze verplichting maakt onderdeel uit van de Omgevingswet van het Ministerie van Infrastructuur en Waterstaat. De verplichting staat bekend onder de naam ‘Rapportageverplichting werkgebonden personenmobiliteit’, afgekort WPM.

Let op! Voor de grens van 100 of meer werknemers moeten de werknemers van alle vestigingen (van een onderneming of rechtspersoon) bij elkaar worden opgeteld. Hierbij tellen alleen werknemers mee die een arbeidsovereenkomst hebben en minimaal 20 uur betaald werk per maand verrichten. Ingehuurde gedetacheerden en uitzendkrachten tellen niet mee.

In een handreiking van RVO staat welke gegevens u moet bijhouden. Dit zijn bijvoorbeeld het totaalaantal kilometers dat uw werknemer heeft afgelegd voor zakelijk verkeer en woon-werkverkeer, maar ook het jaartotaal aan kilometers, verdeeld in soort vervoermiddel en brandstoftype.

Het voornemen bestaat om bedrijven tot 250 werknemers vanaf 2027 uit te zonderen van de verplichting. De regering wil met deze wijziging de regeldruk voor het mkb verminderen. Hiervoor is wetgeving in voorbereiding. De staatssecretaris treedt met de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG) in overleg over de handhaving tot 1 januari 2027. Hij wil graag dat gemeenten en omgevingsdiensten tot 1 januari 2027 terughoudend omgaan met hun handhavingsbevoegdheden bij bedrijven tot 250 werknemers.

Bedrijven met 100 of minder werknemers hoeven nu al niet bij te houden hoeveel kilometers hun werknemers afleggen.

Vergoeding inrichting thuiswerkplek

U kunt een vergoeding geven voor de inrichting van een thuiswerkplek. Veel van deze kosten zijn onbelast. De kosten voor bijvoorbeeld een bureaustoel, een computer of een telefoon vallen onder voorwaarden binnen de gerichte vrijstellingen van de werkkostenregeling (WKR), waardoor er geen belasting over betaald hoeft te worden.

Voor de thuiswerkplek kunnen de volgende gerichte vrijstellingen van toepassing zijn:

  • verplichte arbovoorzieningen op grond van de wet;
  • gereedschappen, computers, mobiele communicatiemiddelen en dergelijke apparatuur als deze voldoen aan het noodzakelijkheidscriterium.

Verplichte arbovoorzieningen

Bij verplichte arbovoorzieningen moet het gaan om voorzieningen die direct samenhangen met uw verplichting op grond van de Arbowet. Kort samengevat zijn dat voorzieningen die zorgen voor de veiligheid en gezondheid van uw werknemers. Hieronder kan dus een ergonomisch verantwoorde bureaustoel en een voetenbankje vallen. Voor deze gerichte vrijstelling maakt het niet uit of u deze vergoedt, verstrekt of ter beschikking stelt. Verder gelden hiervoor nog de volgende voorwaarden:

  • de werknemer gebruikt de voorzieningen geheel dan wel gedeeltelijk in de werkruimte thuis;
  • de werknemer betaalt geen eigen bijdrage voor die voorzieningen.

ovengenoemde gerichte vrijstelling is niet van toepassing als de arbovoorziening volledig of gedeeltelijk onder een cafetariaregeling valt. In dat geval vormt de voorziening belastbaar loon. Dit loon kan wel in eventueel beschikbare vrije ruimte worden ondergebracht.

De werknemer kan kiezen voor een duurdere uitvoering van de arbovoorziening. In die situatie betaalt hij voor de meerprijs een eigen bijdrage uit het nettoloon. De gerichte vrijstelling voor de basisvoorziening die de werkgever voor zijn rekening neemt, blijft van toepassing.

Noodzakelijkheidscriterium

ICT-middelen, mobiele communicatiemiddelen e.d. op de thuiswerkplek zijn onder het noodzakelijkheidscriterium gericht vrijgesteld als:

  • de voorziening naar het redelijke oordeel van de werkgever noodzakelijk is voor een behoorlijke vervulling van de dienstbetrekking;
  • de voorziening geen onderdeel uitmaakt van een cafetariaregeling;
  • de werknemer de voorziening moet teruggeven of de restwaarde van deze voorziening aan u als werkgever moet betalen als hij deze niet meer nodig heeft voor de dienstbetrekking;

Onder deze gerichte vrijstelling kan een computer of een telefoon vallen als de werknemer deze nodig heeft voor zijn werk. U kun deze gerichte vrijstelling ook toepassen als de werknemer een eigen bijdrage voor privégebruik betaalt.

Cafetariaregeling

De gerichte vrijstelling voor verplichte arbovoorzieningen en voor noodzakelijke ICT-middelen, mobiele communicatiemiddelen e.d. is niet van toepassing als de voorziening onderdeel uitmaakt van een cafetariaregeling.

Binnen een cafetariaregeling betaalt een werknemer door inlevering van brutoloon zelf mee aan vergoedingen of voorzieningen. Om die reden is de gerichte vrijstelling voor noodzakelijke gereedschappen, computers, mobiele communicatiemiddelen en dergelijke apparatuur en de gerichte vrijstelling voor verplichte arbovoorzieningen dan niet van toepassing. 

Bij de keuze van uw werknemer voor een duurdere uitvoering van een noodzakelijke voorziening kan de meerprijs wel in de cafetariaregeling worden meegenomen en dus worden uitgeruild met het brutoloon. De gerichte vrijstelling is niet van toepassing op deze meerprijs, maar u kunt deze wel aanwijzen als eindheffingsloon in de vrije ruimte. Daarbij moet u wel voldoen aan de gebruikelijkheidstoets.

Let op! Wilt u een cafetariaregeling introduceren, overleg dan met onze adviseurs over de voorwaarden.

Disclaimer
Hoewel bij de samenstelling van deze advieswijzer de uiterste zorg is nagestreefd, wordt geen aansprakelijkheid aanvaard voor onvolledigheden of onjuistheden. Vanwege het brede en algemene karakter van de advieswijzer is deze niet bedoeld om alle informatie te verschaffen die noodzakelijk is voor het nemen van financiële beslissingen.