Belastingvrije vergoedingen tijdelijke verblijfkosten 2026

Belastingvrije tijdelijke verblijfkosten

De vergoeding van de tijdelijke verblijfskosten kan alleen belastingvrij als voldaan wordt aan de voorwaarden van de gerichte vrijstelling. Uw werknemer moet dan een zogenaamde ambulante werknemer zijn. Dat is het geval als uw werknemer steeds naar verschillende arbeidsplaatsen reist of als hij doorgaans één keer per week op maximaal 20 dagen naar dezelfde arbeidsplaats reist.

Let op! Het gaat om een aaneengesloten periode waarin de 20 dagen vallen. Bij een incidentele onderbreking loopt de referentieperiode waarin de 20 dagen berekend worden gewoon door. Bij een langere onderbreking begint een nieuwe referentieperiode voor het tellen van de maximale 20 dagen. 

De gerichte vrijstelling voor tijdelijke verblijfkosten kan ook gelden in de situatie dat een werknemer om zakelijke redenen (nog) niet bij de plaats van het werk gaat wonen. Dit is bijvoorbeeld het geval bij tijdelijke projecten of als een werknemer nog in de proeftijd zit.

Aansluiten bij vergoeding ambtenaren op dienstreis

Het is toegestaan om voor de vergoeding van de tijdelijke verblijfkosten aan te sluiten bij de onbelaste verblijfskostenvergoedingen die ambtenaren op dienstreis kunnen krijgen.

U mag dat doen voor werknemers die met dezelfde soort kosten worden geconfronteerd als ambtenaren op dienstreis. Dat is aannemelijk als sprake is van gelijkenis van werkzaamheden onder soortgelijke omstandigheden als ambtenaren op dienstreis. Er moet ook sprake zijn van een dienstreis. Zo zal bijvoorbeeld voor een bouwvakker die voor een periode van vier weken werkzaam is op een project, geen sprake zijn van gelijkenis van werkzaamheden onder soortgelijke omstandigheden.

Verder is vereist dat u vergoedingen onder dezelfde voorwaarden en met dezelfde fiscale gevolgen toekent aan uw werknemers als volgens de cao Rijk. Dit betekent overigens niet dat u ook alle vergoedingen moet betalen die de cao Rijk voorschrijft of in dezelfde mate. U moet hierbij meer denken aan bijvoorbeeld de minimale verblijfsduur en de in de cao Rijk genoemde hoogte van de vergoedingen.

Vrijgestelde bedragen binnenlandse dienstreizen 2026

De vergoedingen en gericht vrijgestelde bedragen voor ambtenaren op binnenlandse dienstreizen zijn in 2026:

Let op!Behalve dat u moet aansluiten bij deze vergoedingen, moet u dus ook dezelfde voorwaarden hanteren. De bedragen en voorwaarden vindt u in onderdeel 10.2 van de cao Rijk.

Betaalbewijzen en werkelijke kosten

Uit de voorwaarden komt onder meer naar voren dat een ambtenaar die de kosten van de dienstreis declareert geen betaalbewijzen hoeft bij te voegen van bovenstaande uitgaven. 

U kunt deze kosten daarom ook aan uw werknemer vergoeden, zonder dat deze een factuur of betaalbewijs hiervan overlegt. Uiteraard moet wel aannemelijk worden gemaakt dat de werknemer daadwerkelijk voor het werk heeft gereisd en overnacht. 

Ook moet de werknemer daadwerkelijk kosten maken. Voor een werknemer die (nagenoeg) geen kosten maakt, kunt u niet aansluiten bij de gerichte vrijgestelde vergoeding in de cao Rijk.

Let op! Voor zover de vergoeding hoger is dan het gericht vrijgestelde bedrag, vormt dat meerdere individueel loon bij de werknemer. U kunt er ook voor kiezen het meerdere, mits gebruikelijk, aan te wijzen in de vrije ruimte.

Buitenlandse dienstreizen 2026

Ook voor buitenlandse dienstreizen geldt dat aangesloten moet worden bij de voorwaarden en bedragen in de cao Rijk (zie onderdeel 10.3 van de cao Rijk). De berekening van de bedragen voor buitenlandse dienstreizen is afhankelijk van de tijdelijke verblijfplaats. Een overzicht vindt u in bijlage 6 van de cao Rijk.

Tip! Wilt u voor werknemers aansluiten bij de verblijfkostenvergoedingen die ambtenaren krijgen op een buitenlandse dienstreis of heeft u andere vragen, neem dan voor meer informatie contact met ons op.